Comment puis-je inclure la valeur de la colonne de version de sharepoint dans un document Word?
J'essaie de trouver un moyen d'afficher le contenu de la colonne de version à partir de SharePoint (c'est-à-dire la valeur qui change chaque fois qu'un fichier est archivé) sous forme de champ (ou quelque chose de similaire) à l'intérieur d'un document Word.
Idéalement, j'aimerais savoir comment configurer SharePoint pour pouvoir cliquer sur "Insertion> Parties rapides> Propriété du document> Version", afin d'inclure la version dans le document. L'objectif est de faciliter la corrélation d'une version imprimée d'un document avec l'historique des versions de SharePoint.
J'ai pu pu ajouter des colonnes de texte modifiables au type de contenu du document et les afficher en tant que propriété de document Quick Parts. J'ai également pu ajouter une colonne calculée qui obtient la version sous forme de chaîne de texte ... Toutefois, cette colonne calculée n'est pas apparaît dans Word en tant que propriété de document. (Peut-être me manque un paramètre sur la colonne calculée)
C’est une façon d’obtenir la version dans votre document, c’est un peu pénible de la faire fonctionner ...
- Activez les versions et les types de contenu sur votre bibliothèque de documents.
- Accédez aux paramètres de la bibliothèque de documents et sélectionnez les types de contenu dans lesquels vous souhaitez que la version apparaisse.
- Sélectionnez Paramètres de stratégies de gestion des informations dans le menu du type de contenu.
- Sélectionnez Définir une politique et cliquez sur.
- Cliquez sur la case à cocher 'Enable Label'
- Ne cochez pas les deux autres cases de la section Étiquettes.
Dans le champ Format de l'étiquette, entrez les champs de métadonnées au format suivant:
Version : {Version} \nDéfinissez l'apparence de l'étiquette et cliquez sur l'aperçu.
- Cliquez au bas de la page.
- Retournez à la bibliothèque et créez un nouveau document en utilisant le type de contenu que vous avez modifié.
- Enregistrez le fichier au format Word 2007.
- Sélectionnez l'onglet Insérer
- Sélectionnez Parties rapides dans le menu Ruban et survolez la propriété du document.
- Sélectionner une étiquette dans la liste des propriétés
- Cela devrait afficher les métadonnées définies dans votre étiquette sous forme de champ dans votre document Word. Le champ sera mis à jour automatiquement lors de la prochaine ouverture du document.
- Sauvegarder.
Cela nécessite la configuration de SharePoint et de votre document Word.
POUR CONFIGURER LA BIBLIOTHEQUE DE DOCUMENTS DE SHAREPOINT:
- Accédez à la bibliothèque de documents dans laquelle vous prévoyez de stocker vos documents à contrôle de version.
- Cliquez sur Paramètres> Paramètres de la bibliothèque de documents.
- Cliquez sur "Paramètres de gestion des versions" et assurez-vous que l'option "créer des versions principales" ou "créer des versions majeure et mineure (brouillon)" est activée.
- Cliquez sur OK.
- Cliquez sur "Paramètres de la politique de gestion de l'information"
- Si votre bibliothèque peut gérer plusieurs types de contenu, vous en verrez une liste. Cliquez sur "Document". S'il ne peut gérer qu'un seul type de contenu, ignorez cette étape.
- Sélectionnez "Définir une politique ..." et cliquez sur OK.
- Cochez la case "Activer les étiquettes", mais ne cochez aucune des deux autres cases de cette section.
- Tapez
{Version}dans la case "Format de l'étiquette". - (Facultatif) Vous pouvez formater l'étiquette de version.
- Cliquez sur le bouton "Actualiser" pour voir un aperçu de votre étiquette de version. Il va dire quelque chose comme {_UIVersionString}
- Lorsque vous êtes satisfait de l'apparence de l'étiquette, cliquez sur OK.
- Pour revenir à votre bibliothèque de documents, cliquez sur le nom de la bibliothèque de documents dans le fil d'Ariane en haut de la page.
POUR CONFIGURER VOTRE DOCUMENT Word:
- Créez un nouveau document dans la bibliothèque ou téléchargez-en un.
- Ouvrez le document et modifiez-le.
- Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez que l'étiquette de version apparaisse.
- Allez dans Insertion> Parties rapides> Propriété de document> Étiquette
- L'étiquette de version "{_UIVersionString}" apparaîtra dans le document.
- Enregistrez le document (et choisissez quelle devrait être la prochaine version). Vous êtes tous ensemble!
- Si vous souhaitez le tester, fermez le document et rouvrez-le. La version mise à jour apparaîtra automatiquement à l'endroit où vous mettez l'étiquette de version.
Ces instructions sont basées sur la réponse d'Erwin.
IMPORTANT: Dans SP2010, vous ne pouvez pas enregistrer en tant que modèle de site lorsque les étiquettes sont activées dans une bibliothèque de documents sous les paramètres de stratégie de gestion des informations. La bibliothèque de documents sera corrompue et, même si nous désactivons la stratégie, la fonction d’enregistrement en tant que modèle de site est toujours interrompue. La seule option semble être de supprimer et de reconstruire définitivement la liste.
J'ai suivi les instructions de Rachel et elles ont très bien fonctionné. Toutefois, la capture de cette mise à jour de version dans le document crée un problème si vous souhaitez utiliser des signatures électroniques. Par exemple, si votre version est 1.6 et que vous décidez que c’est celle que les gens doivent signer; vous constaterez que lors de la signature, le document sera enregistré en tant que version 1.7. Lorsque vous rouvrez le document, la version 1.7 ne correspond pas à la version autorisée de 1.6 et vous serez informé que toutes les signatures sont invalides.
Le champ RevNum auquel jaloplo fait référence ne correspond pas au numéro de version du document SharePoint. Il se met à jour chaque fois que vous enregistrez le document, mais semble conserver son propre système de numérotation des révisions, en corrélation avec (mais indépendamment du) système de numérotation de version SharePoint.
La réponse d'Erwin est exacte, mais je voulais laisser cela au cas où quelqu'un rencontrerait le même problème que moi. Si vous essayez de définir l'étiquette pour la version sur le type de contenu de la collection de sites plutôt qu'au niveau de la bibliothèque de documents, vous obtiendrez l'erreur "La référence de l'étiquette, Version, est introuvable." lors de la prévisualisation ou de l’enregistrement de la politique d’information. En outre, vous ne pourrez pas enregistrer une stratégie au niveau de la bibliothèque de documents si vous en avez déjà défini une au niveau du type de contenu de la collection de sites. Il doit être défini sur "Aucun" sur le type de contenu de la collection de sites. Cela aurait probablement dû être évident pour moi dès le début, mais ce ne l'était pas, et cela aidera peut-être quelqu'un d'autre en bout de ligne.
Essayez de créer un champ calculé dans un type de contenu personnalisé. Le champ peut être égal à la version. Cela vous donnera la possibilité de l'ajouter en tant que propriété dans le document. Cela fonctionne uniquement avec les documents Office 2007.
Une fois qu'un type de contenu personnalisé est créé, vous créez un nouveau document en fonction du type de contenu. Après avoir créé le document, vous pouvez extraire le panneau d’informations sur le document et l’enregistrer. Il s'agit d'un formulaire de chemin d'informations. Vous pouvez donc le personnaliser si nécessaire et télécharger le panneau personnalisé dans le type de contenu.