Cartes récurrentes sur une base mensuelle dans Trello
Est-il possible de créer des cartes/tâches récurrentes dans Trello? C’est la seule chose qui empêche notre organisation d’utiliser Trello contre Producteev.
Vous pouvez le faire gratuitement avec un petit effort supplémentaire.
Nous avons un tableau spécifique où toutes les cartes sont "récurrentes". Pas besoin de créer une carte pour chaque occurrence d'une tâche, il suffit de réutiliser les mêmes cartes!
Notre conseil d’administration a des listes de tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles/trimestrielles, uniques et complétées/retirées. Certaines cartes ont le jour dans le titre (Tue: Clean Desk) pour rappeler quand cela devrait arriver. Nous ne copions jamais les cartes pour le jour suivant/semaine, nous ne faisons que mettre à jour l'activité et la date d'échéance des cartes.
Lorsque quelqu'un "termine" une tâche, il lui suffit de changer la date d'échéance et éventuellement d'entrer un commentaire d'activité. Cela fonctionne très bien dès que vous savez comment le maintenir.
Exemple: nous avons une carte comprenant 5 étapes (une liste de contrôle) à remplir au cours de la semaine. Lorsque chaque élément de la liste de contrôle est coché, la carte est utilisée. Le dernier élément de la liste de contrôle est "Réinitialiser la carte et modifier la date d'échéance". Donc, si la date d'échéance est le vendredi, les articles 1 à 4 sont vérifiés pendant la semaine. Lorsque tous les éléments sont terminés, nous décochons les cases à cocher et changeons la date d'échéance en la date d'échéance suivante. Trello garde la trace de ces modifications afin que vous puissiez toujours revenir en arrière et voir l'historique dans les commentaires d'activité.
Zapier peut le faire avec https://zapier.com/z/60m/zapbook/schedule/trello/9149/create-trello-card-every-month/ !
C'est très simple mais très puissant, vous pouvez même insérer dynamiquement le jour de la semaine ou l'heure dans la carte (il ne doit pas s'agir de contenu statique). Bien sûr, vous pouvez également en faire une tâche quotidienne ou hebdomadaire, vous appelez!
Voici le lien: https://zapier.com/z/60m/zapbook/schedule/trello/9149/create-trello-card-every-month/ et voici quelques captures d'écran:
Disclaimer: Je suis co-fondateur de Zapier mais utilise beaucoup Trello personnellement (ça déchire!).
La méthode utilisant Zapier est vraiment facile à utiliser. Mais dans la version gratuite de Zapier, vous pouvez utiliser au maximum 5 zaps (c’est-à-dire 5 cartes récurrentes). J'avais besoin d'au moins 10 zaps et parce que je suis un pauvre étudiant, je n'ai pas d'argent pour le compte premium.
J'ai donc commencé à chercher une méthode utilisant IFTTT. L'IFTT n'a pas de chaîne Trello, mais il existe toujours un moyen simple de créer des cartes récurrentes: utilisez le déclencheur "DATE & TIME" et l'action "GMAIL". Vous pouvez programmer gmail pour envoyer un email avec lequel vous créez une carte Trello. Il est possible sur une base quotidienne, horaire, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Si vous ne savez pas comment créer une carte par courrier, regardez ici: http://help.trello.com/customer/portal/articles/1216141-creating-cards-by-email#formattingTips =
J'ai créé un zap dans Zapier qui fonctionne à merveille, du moins pour mon scénario.
La tâche dans Zapier crée une nouvelle carte avec le même contenu qu'une carte précédente. Le déclencheur est le suivant: lorsqu'une carte est déplacée vers la liste "Terminé" de mon tableau ET que le champ de description contient le mot "Récurrent", le zap est déclenché. Tous les champs sont copiés de l'ancienne carte, mais la date d'échéance est créée à l'aide d'une combinaison des variables nommées de Zapier et de la fonction de réglage de l'heure.
Dans le champ de description des cartes que je veux répéter, j'écris "Récurrent (21)" où le nombre est le nombre de jours à partir des données, la carte précédente a été déplacée dans la liste "Terminé". Dans le zap j'écris
{{data__card__dateLastActivity}} +{{data__card__desc_Recurring}}d"
Cela créera une nouvelle date d'échéance, par exemple.
08-04-2014 +21d
équivaut à
29-04-2014
Pour plus de détails, voir http://zpr.io/HSke et https://zapier.com/help/advanced-tips/
Zapier a accès à l'API Trello. IFTTT a accès à un calendrier. Les deux ont accès à Google Drive.
Créez un événement qui ajoute un document Google Drive une fois par mois dans IFTTT. J'ai fait cette étape pour vous, si vous voulez utiliser ma recette: https://ifttt.com/recipes/6881
Utilisez le nouveau fichier déclenché dans Google Drive comme événement pour une nouvelle carte Trello dans Zapier. Zapier peut filtrer les résultats des documents Google Drive créés, mais il ne semble pas encore avoir la possibilité de copier une carte précédente. Vous allez donc créer vos listes de contrôle à partir de rien. 
Cela automatise certaines de vos actions, mais ne vous mène pas jusqu'au bout.
Vous pouvez utiliser Google Agenda pour créer un événement mensuel (nous vous recommandons de créer un nouvel agenda uniquement pour les tâches de rappel répétitives en accédant à "Mon agenda" -> "Créer un nouvel agenda" dans la partie gauche de l'interface Web). Ensuite, configurez un rappel par courrier électronique pour cet événement et vous recevrez une notification une fois par mois par courrier électronique. Une fois que vous avez fait cela, configurez votre client de messagerie pour qu'il transfère automatiquement le courrier de rappel sur votre tableau Trello. Sous Gmail, vous feriez cela en créant un filtre.
Comme expliqué ici , vous pouvez trouver l’adresse email de votre conseil trello sous Email Settings… dans la section Settings du trello sidebar.
Le seul problème avec cette configuration est que les emails de Google Agenda ont une ligne d'objet au format suivant:
Rappel: nom-événement @ date-string ( nom-de-calendrier )
Puisque trello utilise la ligne d’objet des courriels entrants pour créer de nouvelles cartes, le titre de ces nouvelles cartes comprendra non seulement le nom-événement , mais le nom complet. ligne d'objet.
Le Zap ci-dessus fonctionne très bien pour moi avec quelques améliorations/clarifications:
Tout d'abord, j'ai remplacé "Récurrent" par "récurrent" et je l'ai placé dans le champ du nom afin que je puisse saisir quelque chose comme "Nom de la tâche -recur (1)", qui est plus rapide à mettre.
Ensuite, les noms de champs sont modifiés comme suit:
{{data__card__dateLastActivity}} + {{data__card__name__recur}} d
et je mets cela dans le champ date d'échéance, comme décrit.
N'oubliez pas non plus que le Zap est exécuté toutes les 5 minutes au cours de l'essai gratuit. Et quand vous entrez, n'oubliez pas de mettre des doubles accolades autour des champs.
J'ai trouvé une excellente solution qui combine les options proposées par plusieurs d'entre vous.
J'ai créé un nouvel agenda dans l'agenda Google et j'ai ajouté les événements récurrents à cet agenda. Ensuite, je demande à Zapier de créer une nouvelle carte Trello pour chaque nouvel événement de ce calendrier. Cela me donne également un contrôle dynamique sur la création de nouveaux événements.
La seule façon pour moi de voir que cela est possible pour le moment est d'utiliser l'API Trello et de disposer périodiquement d'un système externe pour "ajouter" une carte.
L'appel d'API à utiliser est indiqué sur cette page https://trello.com/docs/api/card/index.html
Trello a récemment ajouté (fin 2016) cette fonctionnalité en tant que mise sous tension .
Pour l'utiliser, activez-le en allant dans Menu -> Power-ups. Une fois activé, il apparaît sur le côté de la carte sous "Power Up". Les répétitions peuvent être hebdomadaires (n'importe quel jour de la semaine) ou mensuelles (le jour du mois).
Avec un compte gratuit, une seule mise sous tension peut être active à la fois. Les solutions IFTTT ou Zaiper peuvent donc toujours être utiles.
Vous pouvez le faire avec IFTTT , ce qui peut coûter moins cher que d’utiliser Zapier (en fonction du nombre de tâches récurrentes que vous avez).
Il y a une écriture ici comprenant des liens vers quelques recettes IFTTT à utiliser et des détails sur la façon de construire la vôtre. http://blog.getcorrello.com/2015/11/02/how-to-create-recurring-tasks-in-trello/