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Calendrier Outlook 2007/2010: masquer les réunions dans une catégorie spécifique

Question

Existe-t-il un moyen simple dans Outlook 2007/2010 d'afficher/masquer les réunions d'une catégorie spécifique? De préférence uniquement pour une vue spécifique (la vue Mois, dans ce cas).

Remarque: J'avais presque fini d'écrire cette question, en ajoutant simplement une option supplémentaire "Ce que j'ai essayé", lorsque j'ai trouvé une solution acceptable (bien qu'imparfaite). En souvenir de ce billet de blog SE , je me suis dit que je pourrais tout aussi bien le poster et y répondre moi-même. Et qui sait, peut-être que quelqu'un d'autre a une solution plus élégante.

La raison pour moi personnellement est que je voudrais masquer les "petites réunions récurrentes" comme notre réunion quotidienne dans la vue mensuelle. Je préférerais une fonctionnalité Outlook conçue pour cela (il doit y en avoir une, n'est-ce pas?), Mais je suis également ouvert aux solutions de rechange ou aux suggestions de plug-in.

Ce que je m'attendais à trouver quelque part, c’était une liste de catégories (avec l’option ajoutée "Aucune catégorie") dans laquelle vous pouviez sélectionner/désélectionner les catégories dans lesquelles vous verriez des réunions. Quelque chose comme cette maquette:

Outlook mock-up for show categories

Ce que j'ai essayé

  1. Modifiez les "Paramètres d'affichage" et utilisez un "Filtre ..." sur les catégories. Cela a plusieurs inconvénients, le principal étant que le filtre ne me permet que de choisir ce que je veux montrer , mais pas ce que je veux masquer . Même si je coche toutes les catégories sauf une pour le filtre, toutes les réunions sans catégorie seront masquées.
  2. Similaire à 1, mais utilisant ensuite des filtres avancés. Encore un peu maladroit car le changement de vue peut aller jusqu’à trois clics, mais c’est la meilleure solution à ce jour (voir la réponse correspondante ci-dessous).
  3. Créer un sous-calendrier pour ces "petites" réunions que je souhaite masquer. Cela me paraissait un peu maladroit et un peu exagéré, mais offrait un moyen facile de "sélectionner/désélectionner" pour afficher/masquer ces réunions.
  4. Rechercher des plug-ins qui font cela. Impossible d'en trouver (pour l'instant).
microsoft-outlook-2010microsoft-outlook-2007calendar
18
Jeroen

Comme promis ci-dessus, voici ma réponse actuelle à cette question. Les instructions sont spécifiques à Outlook 2007, mais de légères variations devraient également fonctionner pour 2010 et 2013.

  1. Dans le ruban "Affichage", cliquez sur "Paramètres d'affichage".
  2. Cliquez sur l'option "Filtre ..."
  3. Choisissez l'onglet "Avancé"
  4. Ajouter une règle sur le champ "Champs fréquemment utilisés"> "Catégories"
  5. Entrez la condition "ne contient pas"
  6. Entrez le nom exact de la catégorie sous Valeur
  7. Appuyez sur "Ok" pour fermer les dialogues
  8. Dans le ruban "Vue", ouvrez "Modifier la vue" et choisissez "Enregistrer la vue actuelle en tant que nouvelle vue ..."

Voilà, vous avez maintenant enregistré une vue qui filtre les réunions de certaines catégories. Si vous souhaitez basculer entre la vue réduite et la vue complète du calendrier, vous pouvez utiliser le bouton "Changer de vue" dans le ruban "Vue".

17
Jeroen

À l’origine, j’ai utilisé le filtrage avancé suggéré ici, mais j’ai constaté qu’ils affichaient et encombraient encore la barre "Todo" située à côté des courriers électroniques, car elle ne comporte aucune option de filtrage.

Je suis alors tombé sur cette réponse avec le très simple "doh, pourquoi n'y ai-je pas pensé!" solution de créer une autre calandre. Maintenant, j'ai mes réunions et mes rappels récurrents, ce qui me permet de ne pas manquer les plus importants.

6
WhoIsRich

J'ai modifié la réponse ci-dessus avec les modifications nécessaires pour que cela fonctionne.

  1. Dans le ruban "Affichage", cliquez sur "Paramètres d'affichage".
  2. Cliquez sur l'option "Filtre ..."
  3. Cliquez sur le bouton "Plus de choix"
  4. Cochez toutes les catégories sauf celle que vous souhaitez exclure.
  5. Basculez vers l'onglet SQL.
  6. Cochez la case "Modifier ces critères directement. Tous les autres onglets seront indisponibles. ”.
  7. Ajoutez une autre catégorie HOLIDAY avec les mêmes critères à la liste.

  8. Ajoutez encore une partie de la syntaxe SQL à la fin:

    OR ("urn:schemas-Microsoft-com:office:office#Keywords" like '%%')

    Cela permettra aux éléments de calendrier non classés de s'afficher.

  9. Dans le ruban "Vue", ouvrez "Modifier la vue" et choisissez "Enregistrer la vue actuelle en tant que nouvelle vue ...". Vous avez maintenant enregistré une vue qui filtre les réunions de certaines catégories. Si vous souhaitez basculer entre la vue réduite et la vue complète du calendrier, vous pouvez utiliser le bouton "Changer de vue" dans le ruban "Vue".

Exemple de syntaxe SQL:

"urn:schemas-Microsoft-com:office:office#Keywords" = 'A - Important and Immediate' OR "urn:schemas-Microsoft-com:office:office#Keywords" = 'B - Important and Not Immediate' OR "urn:schemas-Microsoft-com:office:office#Keywords" = 'C - Not Important and Due Soon' OR "urn:schemas-Microsoft-com:office:office#Keywords" = 'D - Uncategorized' OR "urn:schemas-Microsoft-com:office:office#Keywords" = 'I - Informational' OR "urn:schemas-Microsoft-com:office:office#Keywords" = 'P - Pending Requests' OR "urn:schemas-Microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Personal' OR "urn:schemas-Microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Z - Business' OR "urn:schemas-Microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Z - Important' OR "urn:schemas-Microsoft-com:office:office#Keywords" = 'HOLIDAY' OR "urn:schemas-Microsoft-com:office:office#Keywords" like '%%'
3
Peter

J'ai utilisé votre approche initiale (merci beaucoup!), Mais je voulais cacher les petits rendez-vous récurrents que je m'étais fixés de ne pas apparaître sur mon calendrier.

La première chose que j'ai faite est que j'ai édité mes petits rendez-vous récurrents pour moi-même en tant qu'importance FAIBLE.

Puis des modifications supplémentaires à votre numéro 3 ..

  1. Cliquez sur l'onglet "Avancé"
  2. Cliquez sur le menu déroulant "Champ" sous "Définir d'autres critères".
  3. Cliquez sur "Tous les champs de rendez-vous" et sélectionnez "importance"
  4. Définissez "condition" sur "différent de", puis sélectionnez "valeur" sur "faible"
3
Preston